Bajo la supervisión general del Jefe del Centro de Servicios Compartidos (AFDS), la supervisión directa del Oficial administrativo superior, y la orientación funcional de las divisiones correspondientes del Departamento de Recursos Humanos, Financieros y Físicos (AF), supervisará los equipos de apoyo, viajes, compras, tramitación de facturas y gestión de proveedores en el Centro de Servicios Compartidos y prestar apoyo administrativo y para la supervisión del presupuesto a la oficina. En concreto, deberá:
dirigir los equipos de apoyo, viajes, compras, tramitación de facturas y gestión de proveedores y supervisar al personal que lleve a cabo estas funciones;
coordinar y supervisar el seguimiento de los acuerdos sobre el nivel del servicio con los clientes y otras divisiones; preparar informes de situación sobre las actividades de los equipos de apoyo, viajes, compras, tramitación de facturas y gestión de proveedores; participar en encuestas de clientes y encargarse de la revisión y actualización periódica de los acuerdos sobre el nivel del servicio;
actuar de enlace con las divisiones pertinentes sobre cuestiones técnicas y relativas a las políticas;
examinar y aprobar las solicitudes de pago correspondientes a las órdenes de compra del terreno tramitadas por el Grupo de compras, así como las operaciones de gestión de activos;
supervisar los gastos de oficina y las previsiones y elaborar informes presupuestarios periódicos; contribuir a la preparación del Programa de trabajo y presupuesto;
prestar apoyo administrativo y llevar a cabo la tramitación de las operaciones de la oficina del Centro de Servicios Compartidos en Budapest en materia de contratación, pagos, viajes y otros asuntos administrativos;
supervisar la preparación de licitaciones, la emisión de los contratos de los proveedores de servicios y velar por que se cumplan las condiciones de los mismos;
coordinar la preparación, ejecución y revisión del calendario de viajes oficiales y garantizar la realización de los viajes en tiempo oportuno así como la tramitación de los gastos y las cuentas conexos;
mantener actualizada la información sobre dotación de personal y planificar las medidas al respecto; supervisar la preparación de las descripciones de puestos, los anuncios de vacantes, la preselección de candidatos y la selección de personal en los diversos equipos.
encargarse de la asistencia administrativa y el apoyo logístico generales necesarios para el buen desarrollo de las actividades de la oficina, manteniendo contactos con el administrador de los locales, la gestión y mantenimiento de los locales así como el mobiliario, el espacio y equipo de oficina, la distribución de documentos, el transporte, la seguridad, etc.;
participar en la prestación de servicios relacionados con la seguridad, en consulta con el Coordinador de Seguridad de las Naciones Unidas;
participar en las reuniones del Grupo de las Naciones Unidas en Budapest;
desempeñar otras funciones afines que se le encomienden.