Sous l’autorité générale du Chef du Centre des services communs, sous la supervision directe de l’Administrateur principal et le contrôle technique des divisions correspondantes de AF, assurer l’encadrement des équipes chargées de l’appui, des voyages, des achats, du traitement des factures et de la gestion des fournisseurs au Centre des services communs et assurer une surveillance budgétaire et un appui administratif au bureau. Plus précisément:
diriger les équipes chargées de l’appui, des voyages, des achats, du traitement des factures et de la gestion des fournisseurs et superviser le personnel effectuant ces tâches;
coordonner et superviser le suivi des contrats de services avec des clients et d’autres divisions; préparer des rapports intérimaires sur les activités des équipes chargées de l’appui, des voyages, des achats, du traitement des factures et de la gestion des fournisseurs; participer aux enquêtes auprès des clients et se charger de la révision et de la mise à jour des contrats de service;
assurer la liaison avec les divisions compétentes pour les questions techniques et de politique;
examiner et approuver les demandes de paiement concernant les bons de commande de terrain traitées par le Groupe des achats et les transactions relatives à la gestion des avoirs;
suivre les dépenses et les prévisions du Bureau et préparer des rapports budgétaires périodiques; contribuer à la préparation du Programme de travail et budget;
fournir un soutien administratif et effectuer le traitement des transactions pour le Bureau du Centre des services communs à Budapest concernant les achats, les paiements, les voyages et toute autre question administrative;
superviser la préparation des appels d’offres, assurer le suivi de l’émission des contrats avec les prestataires de services et assurer le respect des termes des contrats;
coordonner la préparation, la mise en application et la révision des plans de voyages en rapport avec les activités du Bureau et faire en sorte que les voyages soient entrepris en temps voulu et que le traitement des dépenses et des comptes correspondants soit effectué;
assurer la mise à jour des informations sur le personnel et planifier les mesures relatives à la dotation en personnel; surveiller la préparation des descriptions de poste, des avis de vacance de poste, l’examen des candidatures et la sélection du personnel dans les diverses équipes.
Assurer l’assistance administrative générale et le soutien logistique nécessaire à la bonne marche des activités du Bureau, y compris la liaison avec le responsable de la gestion des locaux et leur entretien, le mobilier et l’équipement de bureau, l’aménagement des espaces, la distribution des documents, le transport, la sécurité, etc.;
Contribuer à fournir des services relatifs à la sécurité en consultation avec le Coordonnateur des Nations Unies pour les questions de sécurité;
participer aux réunions du Groupe des Nations Unies à Budapest;
s’acquitter d’autres tâches connexes qui pourront lui être confiées;